Зоны ответственности и роли ответственных

       В данной статье мы рассказываем о зонах ответственности в нашей программе.

     Довольно часто встречается при работе с тендерами. За оплату обеспечения контракта выигранного тендера отвечает отдельный сотрудник не из тендерного отдела, например, бухгалтер или несколько бухгалтеров, состоящих в штате ваших организаций, как предполагаемых участников в тендере. При этом, как правило, бухгалтера вообще ничего не знают о том, что происходит в тендерном отделе, но, в целом, они отвечают за все платежи в этих организациях.
    Оплата обеспечения контракта как обычный платеж, ничем не отличается от других платежей, но имеет короткий срок жизни и важность. Однако, наряду с другими платежами он может иметь меньший приоритет (оплата налогов или поставщику). Несвоевременная оплата может крайне негативно отразиться на развитии организации. Если срок пропущен, то в 90 % случаях организация попадает в РНП и часто ликвидируется. В целом бухгалтер отвечает за проведение платежей и никуда не торопится. Если в списке платежей бухгалтера это очередной платеж, то для тендерного отдела это важное событие в цикле тендера. Отметим, что бухгалтер может этого не знать или не понимать, у него своя должностная инструкция, и в целом он ее выполняет. Есть деньги, он оплачивает. Итак, платеж не был оплачен вовремя, организация попадает в РНП, вся история продаж перечеркивается. При анализе ситуации, почему так получилось, выясняется, что бухгалтер даже и не думал о решении этой задачи в такой плоскости. На задаваемые ему вопросы он совершенно справедливо возражает, что в его задачу входит обязанность проведение оплат, но предполагать такую ситуацию он не обязан. 

Причина в том, что в данной организации ориентировались на линейно-функциональную систему управления. То есть поставили задачу оплачивать. Он формально ее и выполнял. Платеж был проведен по наличию денежных средств или по своей очереди, но по стечению обстоятельств на день позже.

   В настоящее время такой подход к распределению полномочий и обязанностей давно устарел. Сейчас организацию интересует не просто выполнение функциональных обязанностей, а максимально эффективное исполнение функциональных обязанностей. Поэтому теперь нам и потребуется определение «зоны ответственности». 

В определенной точке бизнес-процесса бухгалтер будет выполнять роль сотрудника тендерного отдела и понимать важность этой оплаты, потому что он заранее будет определен, как выполняющий эту роль в рамках зоны ответственности.

 

  В большинстве CRM-систем задачи назначаются пользователям, которые соответственно становятся "исполнителями задач". Как правило, исполнитель не всегда понимает предмета задачи, если он в целом не отвечает за тендер, на основании которого была поставлена задача. Отсутствие ответственного за задачу в таком случае означает безответственность и ведет к беспорядку. 

В программе "Управление тендерным отделом" введены такие понятия, как:

• ответственное лицо - отличие нашего «ответственного лица» от ответственного как подписанта документов в типовых конфигурациях 1С в том, что пользователю не просто передается задача для выполнения, а именно в рамках его полномочий и ответственности за тендер, по которому ставится ряд задач; 
• роли ответственных определяют конкретный перечень действий или пакет работ или уровень компетенции в рамках работы с тендером, неразрывно связаны с общим результатом по тендеру;
• зоны ответственности - команды сотрудников, где каждый имеет свою роль ответственного, зоны могут отличаться объемом или квалификацией работ, например "Зона ответственности по товарам", "Зона ответственности по услугам", "Корпоративные заказчики",  "Закупки малого объема";
• автоматические назначение ответственных на определенную роль может быть осуществлено, если заполнены правила определения ответственных; 
• ручное назначение ответственных разрешено в специальных формах списков документов и для тех ролей, где нет запрета для таких изменений либо роль определена по правилу назначен вручную. 

Например, руководитель отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам», «логист», «специалист по снабжению» или «юрист»,  менеджер отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам»,  «оператор ЭТП», «специалист по подаче заявки для участия», «экономист», «финансовый специалист по подготовке финансовых гарантий» и так далее, при этом можно, бухгалтер в роли «оплата обеспечения».  

Рассмотрим матрицу ролей на примере. Допустим, зоной ответственности является "Доработка нетиповых конфигураций 1С" (см. таблицу ниже):

На сегодня в программе доступны следующие возможности автоматического назначения ответственных лиц: 

• Руководитель зоны ответственности.
• Основной менеджер контрагента (поле заполнено в карточке контрагента).
• Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны регионы).
• Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны ИНН заказчиков).
• Основной менеджер региона заказчика (поле заполнено в карточке региона заказчика).
• Основной менеджер ЭТП (поле заполнено в карточке ЭТП).
• Ответственный за документы по поисковому фильтру (поле заполнено в карточке поискового фильтра).
• Назначается вручную (всегда назначается вручную). 
• Обработчик успешного определения - произвольный код.
• Обработчик не успешного определения - произвольный код.

Данные правила будут дополняться. 

Карточки,  где заполняются ответственные лица находятся в справочниках тендерного отдела: 

Ручное назначение ответственных

Назначение ответственных вручную может применяться, когда были не точно определены ответственные автоматически, изменились ресурсы и возможности сотрудников, человеческий фактор, цели и задачи руководителей зоны ответственности. Ручное назначение, как правило, применяется руководителями зоны ответственности.  

Команду формы можно найти в рабочем месте специалиста по тендерам и на рабочем столе для всех специалистов. 

Форма для назначения ответственного за тендер используется для руководителей для закрепления старших в команде. 

Чтобы назначить ответственных, нужно перетащить документ в правый список для помещения ("склеивания") с выбранным ответственным или обратно в левый список, если нужно отменить назначение. 

Форма для назначения по роли ответственного используется для выборочного или группового назначения в списках. 

Для выявления документов с отсутствующими ответственными используется механизм отбора по ответственному в рамках каждой зоны ответственности. Если ответственный в документе отсутствует, то программа пометит такие документы красным маркером в специальной колонке.