Совместное использование конфигураций "Управление нашей фирмой" и "Бухгалтерия предприятия"

Совместное использование конфигураций "Управление нашей фирмой" и "Бухгалтерия предприятия"

Конфигурации "Управление нашей фирмой", ред. 1.6 и "Бухгалтерия предприятия", ред. 3.0 можно использовать для работы в совместном режиме (начиная с версии 3.0.11 конфигурации "Бухгалтерия предприятия").

• Цели совместного использования
• Основные сведения
• Предварительные действия перед настройкой синхронизации
• Порядок настройки синхронизации данных между конфигурациями
• Начало настройки
• Продолжение настройки
• Синхронизация данных
• Сценарии работы пользователей
• Сценарий работы пользователя по первоначальной настройке синхронизации информационных баз
• Сценарий работы пользователя при изменении первоначальной настройки синхронизации
• Сценарий работы пользователя при использовании синхронизации периодически по расписанию
• Сценарий работы пользователя при использовании синхронизации по необходимости
• Порядок работы в информационных базах при использовании синхронизации данных
• Таблица соответствия выгружаемых документов информационных баз
• Особенности выгрузки документов и справочников
• Контроль результатов синхронизации данных
• Контроль актуальности правил синхронизации

Цели совместного использования

Одновременное использование двух конфигураций предоставляет:

• Повышение эффективности управления предприятием.
• Консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета:
•         наличие в конфигурации "Управление нашей фирмой" всех данных, необходимых для управленческого учета;
•         наличие в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" всех данных, необходимых для регламентированного учета и сдачи отчетности.
• Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:
•        менеджеры работают в конфигурации "Управление нашей фирмой";
•         бухгалтеры работают в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".
• Возможность минимизировать ручной повторный ввод данных:
•         синхронизация справочной информации;
•         передача документов из конфигурации "Управление нашей фирмой" в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" для сдачи отчетности.
• Передача документов из конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в конфигурацию "Управление нашей фирмой" для удобства работы пользователей.

Основные сведения

Синхронизация данных между конфигурациями двусторонняя, с возможностью настройки направления, производится на уровне документов и справочной информации. Но при этом следует помнить, что из конфигурации "Управление нашей фирмой" в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" мигрируют практически все необходимые документы. Из конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в конфигурацию "Управление нашей фирмой" переносятся только документы по учету денежных средств предприятия (документы по банку и кассе).

При передаче документов из конфигурации "Управление нашей фирмой" в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете (счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами и т. д.), заполняется на основе предустановленных значений (учетная политика организаций, регистров сведений счета расчетов с контрагентами и т. д.) в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Возможна также и обратная миграция документов и справочников. Например, в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" вводится информация о платежах, и эта информация мигрирует в конфигурацию "Управление нашей фирмой".

Синхронизация данных между конфигурациями может производиться двумя способами:

• через локальный или сетевой каталог;
• через каталог, расположенный на FTP-ресурсе.

Поддерживается два режима синхронизации - автоматическая и ручная. При использовании режима автоматической синхронизации программа сама отслеживает и регистрирует к отправке изменения справочников и документов, при ручной - только изменения справочников, а отправка документов производится пользователем вручную при помощи специального помощника. Для обоих режимов можно задать ограничения на состав отправляемых документов по дате, организациям и видам документов. Для ручной синхронизации дополнительно можно задать условия на значения реквизитов отправляемых документов (например, отправлять документы только отпределенных контрагентов), а также опционально отключить загрузку документов из приложения "Бухгалтерия предприятия" в приложение "Управление нашей фирмой".

Синхронизация данных может производиться по инициативе пользователя или периодически по расписанию. Настройку расписания можно произвести при первой выгрузке данных либо в процессе работы.

Настройка синхронизации производится с помощью мастеров настройки как в конфигурации "Управление нашей фирмой", так и в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

При первоначальной настройке происходит попытка автоматической синхронизации, сопоставление существующих данных в обеих конфигурациях и совершается перенос несопоставленных объектов в обе стороны. При последующих синхронизациях между базами будут передаваться только вновь созданные или измененные объекты.

В информационную базу приемника документы передаются в соответствии с теми параметрами проведения, которые были установлены в базе источника. То есть если документ не был проведен или был удален в базе источника, то он будет загружен непроведенным или помеченным на удаление в базе приемника. Проведенные документы после загрузки автоматически проводятся повторно. При миграции документов для них автоматически добавляется информация о счетах учета, заданных по умолчанию в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в соответствующих регистрах сведений.

При удалении документов или справочников в базе источника соответствующие им объекты в базе приемника будут помечаться на удаление, но удаляться не будут. Для удаления вышеуказанных объектов необходимо будет выполнить команду "Удаление помеченных объектов".

Для просмотра протоколов синхронизации данных, информации о ходе выполнения синхронизации, возникающих ошибках и историй синхронизаций необходимо использовать "Журнал регистрации". Просмотр событий можно осуществить как непосредственно из формы синхронизации данных (доступен раздельный просмотр событий выгрузки или событий загрузки), так и из журнала регистрации (доступен просмотр событий выгрузки и загрузки информации в целом). Кроме этого, для просмотра проблем и ошибок, возникших при синхронизации данных рекомендуется использовать монитор обмена, который можно открыть по команде "Результаты синхронизации" в форме синхронизаций данных.

Предварительные действия перед настройкой синхронизации

Перед началом настройки синхронизации данных необходимо произвести следующие действия в информационных базах конфигураций "Управление нашей фирмой" и "Бухгалтерия предприятия":

• В конфигурациях "Бухгалтерия предприятия" и "Управление нашей фирмой" должна быть введена информация о тех организациях, по которым будет мигрировать информация при синхронизации данных. Для этих организаций должна быть определена учетная политика бухгалтерского и налогового учета в конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Синхронизация организаций при первоначальном обмене данными производится по Наименованию, ИНН и КПП.
• В конфигурации "Бухгалтерия предприятия" должна быть правильно заполнена информация в регистрах сведений, обеспечивающих заполнение бухгалтерских счетов по умолчанию ("Счета учета номенклатуры", "Счета учета расчетов с контрагентами").
• В конфигурации "Бухгалтерия предприятия" должен быть указан "Тип плановых цен", должны быть сформированы цены по этому типу цен и заполнен реквизит "Статья затрат" для номенклатуры, участвующей в производственных операциях.
• Информация о начальных остатках не мигрирует между конфигурациями. Поэтому перед началом синхронизации данных необходимо ввести информацию о начальных остатках самостоятельно.
• В конфигурации "Управление нашей фирмой" должны быть корректно включены функциональные опции (в случае ведения учета по нескольким организациям в "Настройке параметров учета" должен быть установлен флажок "Вести учет в ИБ по нескольким организациям", в случае комиссионной торговли – флажок "Использовать прием товаров на реализацию по договору комиссии" и т. д.).
• В конфигурации "Управление нашей фирмой" должен быть корректно заполнен справочник "Сотрудники", так чтобы в нем присутствовали подотчетники из конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Т. е. у таких сотрудников должен быть заполнен реквизит "Физ. лицо" соответствующим элементом справочника.
• В конфигурациях "Управление нашей фирмой" и "Бухгалтерия предприятия" желательно заполнить учетный вид цен номенклатуры.
• Если учет ведется в конфигурации "Управление нашей фирмой" и данные необходимо выгрузить в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия", то перед началом синхронизации данных в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" должны быть введены начальные остатки (товаров, взаиморасчетов с контрагентами, НДС) на момент начала синхронизации данных.
• В конфигурации "Управление нашей фирмой" должны быть введены, как минимум, те же элементы справочника "Валюты", что и в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Порядок настройки синхронизации данных между конфигурациями

Настройка синхронизации производится с помощью помощника настройки синхронизации данных. Рекомендуется первоначально выполнять настройку в конфигурации "Управление нашей фирмой", затем завершать настройку в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Помощник настройки синхронизации данных в конфигурации "Управление нашей фирмой" вызывается из раздела "Администрирование – Панель навигации – Синхронизация данных". Для того чтобы помощник был доступен для вызова, предварительно необходимо убедиться, что включена функциональная опция в разделе "Администрирование – Панель действий – Настройки – Обмен данными – Использовать синхронизацию данных".

В ходе настройки синхронизации данных необходимо указать путь для выгрузки информации о параметрах произведенной настройки. По указанному пути будет создан файл. Данный файл будет использован в конфигурации, где осуществляется второй шаг настройки синхронизации данных.

Для вызова помощника, продолжающего настройку на стороне конфигурации "Бухгалтерия предприятия", следует нажать на команду "Администрирование – Панель навигации – Синхронизация данных – Настроить синхронизацию данных – Создать обмен данными с конфигурацией 1С:Управление нашей фирмой 8". Предварительно необходимо убедиться, что включена функциональная опция в разделе "Администрирование – Панель действий – Настройки программы – Обмен данными – Использовать синхронизацию данных".

Начало настройки

В информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой" необходимо произвести следующие действия:

1. Запустить "Помощник настройки синхронизации данных".
2. В открывшемся мастере настройки синхронизации данных удостовериться, что выбран "Шаг 1. Настроить новую синхронизацию данных", и нажать кнопку "Далее".
3. Выполнить настройку каталога синхронизации.

• Если планируется производить синхронизацию данных через локальный или сетевой каталог, требуется на текущей закладке указать путь к данному ресурсу. После указания каталога пользователю рекомендуется выполнить команду "Проверить подключение". Остальные опции, такие как "Сжимать отправляемые данные в архив" и "Пароль архива" устанавливаются на усмотрение пользователя. Если каталог доступен и подключение успешно установлено, следует нажать кнопку "Далее".

ВАЖНО! В случае использования клиент-серверного варианта работы с базой необходимо, чтобы каталог синхронизации располагался либо на сервере, либо был доступен при обращении.

• Если синхронизацию данных планируется производить через каталог, который расположен на FTP-ресурсе, необходимо выключить опцию "Настроить подключение через локальный или сетевой каталог" и нажать кнопку "Далее". В открывшейся странице настроек нужно включить опцию "Настроить подключение через FTP-ресурс" и произвести настройку подключения к каталогу, который находится на FTP-ресурсе. После убедиться, что настройка верна и каталог доступен при помощи команды "Проверить подключение", и нажать кнопку "Далее". Если данная настройка не требуется, нужно нажать кнопку "Далее", не производя никаких дополнительных действий.

4. После выбора каталога синхронизации данных пользователь переместится в диалоговое окно "Настройка параметров синхронизации данных", в котором необходимо определиться с параметрами настроек синхронизации данных.

• В поле "Наименование другой информационной базы" указать наименование приложения "Бухгалтерия предприятия".
• Под наименованием другой информационной базы можно указать (проверить) основной способ подключения.
• ВАЖНО! По гиперссылке "Изменить правила выгрузки данных" в появившемся диалоговом окне:
• Необходимо выбрать режим синхронизации данных - "Автоматическая синхронизация" (режим по умолчанию) или "Ручная синхронизация". При использовании режима "Автоматическая синхронизация" программа автоматически отслеживает и регистрирует к отправке изменения справочников и документов в соответствии с заданными условиями синхронизации. При режиме "Ручная синхронизация" программа автоматически региструет к отправке только изменения данных справочников. Отправка документов выполняется вручную при помощи специального помощника и состав передаваемых документов определяется непосредственно перед их отправкой. При этом контроль актуальности документов в информационной базе "Бухгалтерия предприятия" выполняется пользователем самостоятельно.
• Для режима "Автоматическая синхронизация" можно установить следующие отборы:
  o ограничение по дате начала выгрузки документов. Это дата, начиная с которой будут отправляться документы из конфигурации "Управление нашей фирмой" в конфигурацию "Бухгалтерия 

              предприятия". 

          o Ограничение состава отправляемых документов только документами, которые относятся к определенным организациям. Для этого необходимо установить значение переключателя "Только по выбранным 

              организациям", нажать на появившуются гиперссылку и в появившейся табличной части отметить организации, по которым должна производиться синхронизация.

          o Ограничение состава отправляемых документов только документами определенных видов (например, отправлять только документы по закупкам и продажам). Для этого необходимо установить значение

              переключателя "Только выбранные виды документов" и отметить состав видов документов, которые будут участвовать в синхронизации.

• Для режима "Ручная синхронизация" можно установить запрет на загрузку документов из приложения "Бухгалтерия предприятия". При этом документы будут отправляться только в одном направлении - из приложения "Управление нашей фирмой" в приложение "Бухгалтерия предприятия".
• После установки всех ограничений нажать кнопку "ОК".

ВАЖНО! При установке (изменении) фильтра в процессе работы необходимо учитывать: если объект зарегистрирован к выгрузке и не проходит фильтр, но при этом ему соответствует объект в базе приемника (выгружался ранее, устанавливалось соответствие), то соответствующий объект в базе приемника будет помечен на удаление.

5. После установки параметров нажать кнопку "Далее".
6. В появившемся диалоговом окне можно проверить правильность указанных параметров и настроек на предыдущих шагах мастера и нажать кнопку "Далее".

Будьте внимательны! После нажатия кнопки "Далее" будет создан узел синхронизации данных и кнопка "Отмена" станет недоступной.

7. В появившемся диалоговом окне можно нажать кнопку "Сохранить" и указать каталог и имя файла. Если в пункте 1.4 производилась настройка локального или сетевого каталога синхронизации данных, путь будет прописан аналогично вышеуказанной настройке. В этот файл мастер сохранит установленные параметры синхронизации данных, которые будут использоваться при продолжении настройки в конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Если необходимо вместе с настройками произвести первую выгрузку данных, следует установить флажок "Выполнить выгрузку данных сейчас". Это завершение первого этапа настройки. После установки необходимых параметров нужно нажать кнопку "Готово".

Продолжение настройки

Действия, которые необходимо произвести в информационной базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия":

1. В конфигурации "Бухгалтерия предприятия" нажать на команду "Администрирование – Панель навигации – Синхронизация данных".
2. В появившемся диалоговом окне выполнить команду "Настроить новую синхронизацию данных – Создать обмен данными с конфигурацией 1С:Управление нашей фирмой 8".
3. В появившемся диалоговом окне выбрать "Шаг 2. Продолжить настройку синхронизации данных". После этого на форме появится поле, в котором требуется указать путь к файлу настройки обмена (см. п. 1.7). Нажать кнопку "Далее".
4. В появившемся диалоговом окне проверить правильность указания каталога синхронизации при помощи кнопки "Проверить подключение". Если подключение успешно установлено, то нажать кнопку "Далее".
5. Если синхронизация производится через каталог, расположенный на FTP-ресурсе, то необходимо проверить подключение при помощи команды "Проверить подключение" и нажать "Далее". Если же настройка FTP-каталога не осуществлялась на первом шаге, нажать "Далее".
6. Появится следующее диалоговое окно, в котором нужно проверить и установить параметры настроек синхронизации данных:
   • Проверить наименование настройки синхронизации данных. Наименование должно совпадать с тем, которое задавалось при настройке параметров синхронизации в информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой".
   • Установить префикс информационной базы. Рекомендации настройки префикса содержатся в "Помощнике настройки синхронизации данных".
   • По гиперссылке "Изменить правила выгрузки данных" (настройка не является обязательной) в появившимся диалоговом окне:
     • Можно установить дату начала выгрузки документов. Это дата, начиная с которой вы хотите выгрузить документы из конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в конфигурацию "Управление нашей фирмой".
     • Установив флажок "Использовать отбор по организациям", в появившейся табличной части можно ввести список организаций, по которым будет производиться обмен.
   • После установки всех ограничений нажать кнопку "ОК".
   • По гиперссылке "Изменить значения автоматического заполнения" в появившимся диалоговом окне при необходимости заполнить все реквизиты. Эти реквизиты будут использоваться для заполнения по умолчанию отсутствующих значений в документах и справочниках при получении данных из базы конфигурации "Управление нашей фирмой". После установки всех значений по умолчанию нажать кнопку "ОК".
7. После установки параметров нажать кнопку "Далее".
8. В появившемся диалоговом окне проверить правильность указанных вами параметров и настроек на предыдущих шагах мастера и нажать кнопку "Готово". Будьте внимательны! После нажатия кнопки "Готово" будет создан узел обмена данными. Процесс настройки обмена данными завершен.
9. Если в п. 1.7 был установлен флажок "Выполнить обмен данными сейчас", откроется окно "Помощник интерактивного обмена данными". Данный инструмент предоставляет возможность синхронизации (сопоставления) объектов двух информационных баз (справочники валюты, организации, контрагенты, номенклатура, документов и т. д.), а также частичной либо полной загрузки данных.

Синхронизация данных

Справочная информация и документы могут мигрировать в обоих направлениях.

При первоначальной синхронизации данных идентификация данных справочников производится по коду или наименованию справочника. В некоторых справочниках производится идентификация по определенным полям, например по ИНН и КПП в справочниках "Организации" и "Контрагенты". В приведенной таблице показан порядок синхронизации основных справочников.

Документы при первоначальной синхронизации идентифицируются по номеру и году. Уникальность номера отслеживается в течение года.

ВАЖНО! При последующих синхронизациях поля поиска не используются, а синхронизация справочников и документов всегда производится по внутреннему идентификатору.

Сценарии работы пользователей

Для пользователя можно выделить четыре сценария работы:

• первоначальная настройка синхронизации данных информационных баз,
• изменение первоначальной настройки,
• использование и монитор синхронизации данных в автоматическом режиме,
• использование и монитор синхронизации данных в ручном режиме.

Сценарий работы пользователя по первоначальной настройке синхронизации информационных баз

Для облегчения работы пользователя при первоначальной настройке синхронизации предусмотрен помощник настройки синхронизации данных. Помощник состоит из нескольких страниц, на каждой из которых настраиваются параметры для синхронизации данных.

1. Выбор варианта работы помощника: создание новой синхронизации данных (шаг 1) или продолжение настройки синхронизации данных (шаг 2).
2. Выбор каталога синхронизации данных.
3. Выбор режима синхронизации (автоматическая или ручная) и установка отборов данных для узла по предопределенным фильтрам (дата, организации, виды документов).
4. Установка значений для заполнения по умолчанию.
5. Установка периодичности синхронизации данных (расписание синхронизации данных).

Настройку синхронизации данных необходимо выполнить в конфигурации "Управление нашей фирмой" и продолжить на стороне конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Подробное описание работы в помощнике настройки синхронизации данных приведено выше.

ВАЖНО! При первой загрузке данных в информационную базу рекомендуется удостовериться в корректности сопоставления объектов. В связи с этим рекомендуем выполнить загрузку данных в интерактивном режиме и убедиться, что объекты информационных баз синхронизированы верно.

Схема синхронизации данных выглядит следующим образом:

• Выгрузить справочную информацию из информационной базы конфигурации "Управление нашей фирмой". Загрузить справочные данные в информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия". При загрузке проверить синхронизацию объектов. В случае если системе не удалось сопоставить объекты автоматически, выполнить данную процедуру самостоятельно.
• После синхронизации объектов в информационной базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия" установить счета учета по умолчанию.
• Настроить учетную политику в информационной базе "Бухгалтерия предприятия".
• Загрузить оставшиеся данные, например, документы.

Аналогичным образом, если учет в торговом предприятии ведется в конфигурации "Бухгалтерия предприятия", перед началом обмена с конфигурацией "Управление нашей фирмой" следует:

• выгрузить необходимую справочную информацию из конфигурации "Бухгалтерия предприятия" и синхронизировать ее;
• ввести начальные остатки товаров и взаиморасчетов в конфигурации "Управление нашей фирмой";
• загрузить оставшиеся данные, например, документы.

Синхронизация данных необходима для новых объектов информационных баз или объектов, которые впервые участвуют в синхронизации данных, но при этом имеют аналог в базе приемника.

После выполнения настройки подсистема синхронизации данных включается в работу по заданному расписанию. Далее необходимо произвести мониторинг синхронизации и разрешить возникающие коллизии.

Сценарий работы пользователя при изменении первоначальной настройки синхронизации

Если возникла потребность изменить существующую настройку синхронизации данных, необходимо открыть созданный узел в информационной базе и внести корректировки, например, изменить каталог синхронизации, загрузить новые правила конвертации данных и т. д. Изменения требуется производить во всех информационных базах, участвующих в синхронизации данных.

Сценарий работы пользователя при использовании синхронизации периодически по расписанию

Синхронизация данных выполняется системой автоматически, без участия пользователя, по заранее настроенному им расписанию.

Для мониторинга синхронизации данных и устранения "неполадок" пользователь использует журнал регистрации. При работе с журналом регистрации пользователь получает следующую информацию:

• просмотр протокола синхронизации данных,
• просмотр ошибок, возникших при загрузке/выгрузке данных,
• просмотр коллизий синхронизации по каждому объекту,
• отложенное проведение документов.

Сценарий работы пользователя при использовании синхронизации по необходимости

Синхронизация данных выполняется системой после ручного запуска пользователем. Для запуска синхронизации данных в ручном режиме необходимо произвести следующие действия: перейти в раздел "Администрирование". На панели навигации выбрать команду "Синхронизация данных". В открывшемся списке узлов синхронизации данных необходимо выделить нужный, после нажать "Синхронизация данных". Система предоставит на выбор два варианта запуска:

• Синхронизировать сейчас. В этом случае поведение системы зависит от настроек синхронизации на стороне приложения "Управление нашей фирмой". Если выбран режим "Автоматическая синхронизация"

• будет произведена загрузка и выгрузка данных без интерактивных действий пользователя. Если выбран режим "Ручная синхронизация" - будет произведена загрузка данных и открыта форма помощника ручной отправки 
• документов, в которой можно ограничить состав отправляемых документов настройкой отборов. После загрузки и отправки данных пользователь будет иметь возможность ознакомиться с результатами произведенных действий.

ВНИМАНИЕ! Если система в силу каких-либо причин не сможет выполнить загрузку данных (например, файл с данными загружался раннее, при загрузке данных возникли ошибки и т. д.), выгрузка будет все равно произведена.

• Синхронизировать.... В этом варианте работы синхронизации данных система предоставит пользователю возможность проконтролировать пошагово процесс загрузки и выгрузки данных. Пользователю будет доступна страница загрузки объектов с детализацией данных (какие справочники, документы либо регистры будут загружены, какие из вышеуказанных объектов не сопоставлены и т. д.). Оператору обмена представится возможность выполнить загрузку поэтапно либо полностью. Далее произойдет выгрузка данных информационной базы, и пользователь будет иметь возможность ознакомиться с результатами произведенных действий.

ВАЖНО! Если синхронизация данных ведется в ручном режиме, следует понимать, что для целостности обмена данными приходится выполнять команды как в информационной базе источника, так и в информационной базе приемника. Например, пользователь в ручном режиме выполнил команду "Синхронизация данных – Синхронизировать сейчас" в информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой" (в данном контексте – источник). Произошла загрузка данных, если были актуальные данные для загрузки и выгрузки данных, если были зарегистрированные объекты к выгрузке. Далее для того, чтобы в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" (в данном контексте – приемник) появились новые данные либо произошла корректировка уже имеющихся, необходимо также выполнить команду синхронизации данных "Синхронизация данных – Синхронизировать сейчас".

Для мониторинга синхронизации данных и устранения "неполадок" пользователь использует журнал регистрации в соответствующих информационных базах. То есть события загрузки (выгрузки) в информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой" не будут отображаться в журнале регистрации в информационной базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Порядок работы в информационных базах при использовании синхронизации данных

После настройки правил синхронизации данных работа в обеих конфигурациях производится параллельно. То есть, например, менеджеры в информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой" оформляют документы, вводят информацию о новых клиентах. Бухгалтеры в информационной базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия" оперативно получают данные обо всех произведенных изменениях в соответствии с тем расписанием синхронизации данных, которое было определено в настройках. Документы, выгруженные из конфигурации "Управление нашей фирмой" в базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия", загружаются с указанием тех бухгалтерских и налоговых счетов, которые определены в информационной базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия" для конкретных торговых операций. Бухгалтеры в своей базе могут создавать новые документы по кассовым или банковским операциям, и эти документы будут загружаться в конфигурацию "Управление нашей фирмой" также в соответствии с расписанием синхронизации данных.

При синхронизации данных нет приоритетных информационных баз.

Пример. В информационной базе конфигурации "Управление нашей фирмой" был оформлен документ "Поступление в кассу". Этот документ был выгружен в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия". Бухгалтер заметил ошибки в оформлении документа. Если бухгалтер внесет изменения в этот документ (исправит ошибки в перенесенных данных), то исправления, которые он внес, будут переданы при следующей синхронизации в конфигурацию "Управление нашей фирмой". В то же время бухгалтер может внести новые данные в документ (заполнить счета учета, указать соответствующие субконто и т. д.). Эти данные сохранятся при последующих синхронизациях данных.

Если информационные базы разделены, то синхронизация данных также может производиться по расписанию или по инициативе пользователя. Если синхронизация данных производится по расписанию, то необходимо обеспечить доступность и возможность записи в каталог выгруженных данных с указанной периодичностью обмена.

Если синхронизация данных производится по инициативе пользователя, то ответственный менеджер в базе конфигурации "Управление нашей фирмой" выгружает информацию в определенный каталог, а бухгалтер загружает ее в информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия" из указанного каталога.

ВАЖНО! Основным режимом совместной работы конфигураций является ввод документов в конфигурации "Управление нашей фирмой". Рекомендуемые сценарии работы пользователей приведены в разделе "Примеры сценариев работы пользователей".

Таблица соответствия выгружаемых документов информационных баз