Расчет и согласование тендера в рабочем месте финансового специалиста

Расчет и согласование тендера в рабочем месте финансового специалиста:

В рабочем месте финансового специалиста продолжается последовательное согласование документа "Закупка" на метке "На согласовании", где автоматически рассчитывается несколько значений на форме и во внешних отчетах, которые дают возможность принять решение по участию в тендере. В этой точке финансовый специалист ничего не может изменить, кроме как "Согласовать" или "Не согласовать".

При появлении документа с меткой "На согласовании" в списке в регистры накопления записываются значения для так называемой финансовой потребности:

Обеспечение заявки, которое учитывается при формировании финансовых отчетов

• Потребность обеспечения заявок на ЭТП
• Обеспечение контракта

возникает с метки На Согласовании и в статусе На рассмотрении - Согласован (специалистом по снабжению) и аннулируется, если На Согласовании и На рассмотрении - Не Согласован (финансовым специалистом ) или метка "Проигран" в документе "Закупка"
Потребность для исполнения контракта  возникает с метки На Согласовании и в статусе На рассмотрении - Согласован (специалистом по снабжению) и аннулируется, если На Согласовании и На рассмотрении - Не Согласован (финансовым специалистом ) или метка документа "Закупка" "Проигран" и статус документа "Контракт" - "Контракт исполнен"

Примечание :
Под контрактом подразумевается любой контракт или договор, заключаемый по итогам завершения торговой процедуры.

Пока документ в состоянии с любой из меток этапа Подача и Участие, все "финансовые потребности" не изменяются. Затем возможны следующие варианты:

Финансовая потребность обеспечения заявки аннулируется и "возвращается" в ЛРДС (пополняются денежные средства) и специалист определяет, из каких ЭТП нужно вывести денежные средства документом "Списание денежных средств".

Финансовая потребность контракта аннулируется и пополняет ЛРДС, когда документу Контракт присваивается статус "Контракт исполнен"

Чтобы получить быстрое пополнение ЛРДС в данной точке согласования документа "Закупка", нужно перейти по команде "Увеличить" в список и создать документ на требуемую сумму и далее из командной панели отправить на согласование в ручном или автоматическом режиме пользователю с ролью "Руководитель тендерного отдела" . Как правило данный пользователь устанавливается как согласующее лицо подобных документов в "Органайзере" на начальном этапе настройки программы, а подобные документы можно будет провести только после согласования таким пользователем. Без согласования созданный документ будет находится в заблокированном состоянии.


Чтобы получить быстрое пополнение ЛРДС в данной точке согласования документа "Закупка", нужно перейти по команде "Увеличить" в список и создать документ на требуемую сумму и далее из командной панели отправить на согласование в ручном или автоматическом режиме пользователю с ролью "Руководитель тендерного отдела" . Как правило данный пользователь устанавливается как согласующее лицо подобных документов в "Органайзере" на начальном этапе настройки программы, а подобные документы можно будет провести только после согласования таким пользователем. Без согласования созданный документ будет находится в заблокированном состоянии.



Все вышеперечисленные значения учитываются при формировании финансовых отчетов

• Финансовая потребность исполнения контракта по тендеру, 
• Взаиморасчеты с заказчиками

Финансовая потребность высчитывается по формуле: 

Согласованная цена контракта / Период расчета+ Обеспечение контракта + Обеспечение заявки.

Период расчета = ПериодПоставокВМесяцах * 30 / ОтсрочкаПлатежаВДнях заполняются на форме документа "Закупка" и являются обязательными при проведении документа на метке "На согласовании" .

Баланс на ЭТП считается как Сумма всех обеспечений минус Сумма все[ пополнений и списаний документов оплаты на ЭТП

ЛРДС (лимит расходования денежных средств) рассчитывается как сумма всех остатков после вычитания всех значений потребности каждого тендера, которые находятся на соответствующих этапах "Подготовка документации", "Допуск к участию", "Участие в торгах", "Контракт" с присвоенной меткой и действует только в пределах выданного периода. Как указывается в документе,  выдается только на квартал ( I, II, III или IV квартал, соответственно).

В случае, если лимит исчерпан, пользователь получит сообщение "Достигнут лимит расходования денежных средств. Согласование документа выполнить невозможно. Необходимо увеличить лимит расходования денежных средств руководителем для продолжения согласований." , что приведет к невозможности согласования документа по команде "Согласовать" . Допускается только нажать команду "Не согласовать" и документ остается в списке "Активных" с меткой На согласовании в статусе На рассмотрении - Не согласован. Если в этом статусе предварительно в настройках взвести флажок триггера, то руководитель тендерного отдела или другой пользователь с ролью участника или исполнителя может получить соответствующую задачу стартованного бизнес-процесса.

Примечание:  
В случае, если лимит не был исчерпан,  текущее значение прибавляется к новому значению в следующем квартале. 

Любая из команд "Согласовать или "Не согласовать" стирают из списка согласования документы по кнопке.

Если документ согласован, то он автоматически получает метку "Подготовка документации". Если документ не согласован, то в статусе На рассмотрении - Не согласован (финансовым специалистом) ожидает решения руководителя тендерного отдела, который может отправить документ "На повторное согласование"

Примечание

Если необходимо в текущем списке видеть только определенные документы по дате, по ответственному, по региону и т.д. для случаев, когда расчет и согласование выполняют несколько специалистов одной роли, но в разных списках документов с меткой "На согласовании", то необходимо использовать "Настройки списка" и функцию отбора по реквизитам с сохранением настроек для текущего пользователя.

Данный функционал является полезным с точки зрения контроля за финансовыми средствами организации при участии в тендерной деятельности.