Как настроить обмен данными между "Управление тендерным отделом" и "Битрикс 24"

Конфигурацию "Управление тендерным отделом" возможно интегрировать практически с любыми внешними системами на основе общепризнанных стандартов и протоколов передачи данных.

В этой статье мы представим возможности интеграции с самой популярной CRM-системой на рынке СНГ - "Битрикс24".

Как правило, для многих компаний есть проблема организовать процесс контроля за определенными операциями региональных отделов продаж и мобильных сотрудников. "Битрикс24" помогает контролировать удаленные филиалы, но в этой системе отсутствует информация тендерах, которая есть в другой системе - "Управление тендерным отделом". Мы добавили бесшовную интеграцию нашей конфигурации и "Битрикс24". Если в программу загружаются новые тендеры, меняются статусы, обновляются версии, загружаются сведения о протоколах или стартуют бизнес-процессы по работе с тендером, то эта информация мгновенно передается на портал в виде уведомлений и задач с предметом тендера (описание, лоты и ссылки на документацию), которые могут быть  продолжены, завершены в "Битрикс24", возвращены в программу и далее переданы в другую систему 1С. Это дает широкие возможности для настройки собственных бизнес-процессов тендерных продаж. Настройка выполняется в пользовательском режиме без привлечения опытных программистов.

Что для этого нужно:

1. установленная информационная база данных конфигурации с версией КОРП (не ниже 2.0.9.83) и пользователь с правами администратора,
2. онлайн-портал "Битрикс24" любой версии и пользователь с правами администратора. 

Процесс настройки займет не более 15 минут. 

Порядок действий для настройки обмена

После регистрации портала "Битрикс24" войти под администратором портала и открыть "Приложения" -> "Вебхуки" -> "Создать входящий вебхук" (отметить все флажки). 

Скопировать код авторизации вебхука и адрес портала, ID администратора, как на картинке. Эти данные понадобятся для ввода в настройки в программе "Управление тендерным отделом".

Далее в программе "Управление тендерным отделом" открыть раздел "Настройки" -> "Основные настройки конфигурации" -> "Параметры отправки и получения уведомлений" -> ввести сохраненные данные как на картинке -> нажать "Cохранить". 

Далее свяжем сотрудников "Битрикс24" с пользователями на стороне "1С". Это необходимо для правильной установки ответственных по задачам. Открыть "Настройки" -> "Настройки пользователей" и каждому сопоставить пользователя портала по его идентификатору, как указано на картинке. 

Сопоставить всех пользователей в обеих системах можно также в помощнике настроек. Если соответствие не настроено, то на стороне "Битрикс24" не будет определен ответственный сотрудник по своей роли в зоне ответственности и ответственный исполнитель задач.  

После ввода всех данных обязательно сохранить настройки при выходе из формы. 

Затем открыть "Органайзер" -> "Шаблоны бизнес-процессов" - выбрать ранее созданный бизнес-процесс или создать новый бизнес-процесс. При создании шаблона задачи указать флажком настройку "Дублировать задачу на портал Битрикс24", как на картинке. 

Дополнительные настройки

• Для обмена данными обязательно должна быть настроена системная учетная запись и активен почтовый клиент. Включить и заполнить данные можно в настройках - "Органайзер" - отжать флажок "Почтовый клиент" и заполнить данные почтового сервера. Как это сделать, можно прочитать здесь.
• Активно регламентное задание "Получение и отправка электронных писем" и требуемое расписание обмена.
• Активно регламентное задание "Проверка выполнения задач на портале Битрикс24" и расписание обмена. 

После ручного или автоматического старта бизнес-процесса в "1С" открываются следующие возможности:

• Участие в бизнес-процессе обработки тендера без входа в "1С".
• Постановка и выполнение задач сотрудниками портала по предмету тендера, где установлен флажок "Дублировать на портал Битрикс24". 
• Обмен уведомлениями и файлами между пользователями "1С" и сотрудниками портала в рамках задачи по предмету тендера.
• Получение уведомлений обновлений версий и протоколов по отслеживаемым тендерам.
• Запись и чтение протокола обмена бизнес-процесса тендера быть просмотрен другим сотрудником (согласующим лицом). 

Преимущества интеграции

• Выгрузка в реальном времени тендеров с описанием, датами и ссылками на документацию из "1С" в "Битрикс24" и автоматическое распределение по исполнителям задач.
• Обмен происходит мгновенно, не требует никаких дополнительных ресурсов и дополнительного сервера, навыков опытного пользователя "1С" или "Битрикс24".
• Фактически можно настроить параллельный или последовательный бизнес-процесс обработки тендеров, что открывает широкие возможности для многих компаний, которые хотят сэкономить на лицензиях "1С".
• Достаточно установить базовую версию платформы "1С" за 3 700 рублей с одной пользовательской сессией (найти по скидке в любом интернет-магазине базовую "1С:Бухгалтерия Предприятия 3.0"), настроить обмен и работать с тендерами в бесплатной версии "Битрикс24", где может быть до 12 пользователей. Экономия на стоимости клиентских лицензий "1С" очевидна.
• Выигранные тендеры можно обратно возвращать в "1С", откуда эти данные могут мигрировать в другие типовые конфигурации "1С".   

Поддержка

Если обновляется REST - API "Битрикс24" или платформа "1С", то в течение всего периода использования программы в рамках поддержки разработчик бесплатно обновляет механизм обмена и устраняет баги.