Структура и описание документа "Закупка"

Документ "Закупка"

имеет пять различных форм, одна из которых для всех пользователей указывается при Первоначальном заполнении конфигурации
или в Общих настройках конфигурации:




1. форма документа с навигацией в центре,




2.форма документа, где вкладки навигации сверху,




3. форма документа, где вкладки навигации снизу,









4.форма документа, где вкладки навигации отсутствуют и все табличные части объединены в одну страницу






Дополнительная форма документа "WEB" для быстрого просмотра доступна всех и вызывается клавишей TAB  или через контекстное меню 









Структура документа "Закупка".

Одновременная работа нескольких пользователей с документом

При одновременной работе нескольких пользователей система 1С:Предприятие автоматически контролирует попытки параллельного изменения двумя пользователями одних и тех же данных. Например, если один из пользователей редактирует документ, то другой пользователь не сможет открыть этот документ для редактирования, пока первый пользователь не закончит работу с документом.

Однако достаточно часто документы открываются не для редактирования, а для просмотра. Если в момент открытия документа он оказался заблокированным, то можно посмотреть этот документ, используя пункт "Просмотр" в меню "Действия" или аналогичную кнопку в панели инструментов журнала документов. В режиме просмотра документ открывается независимо от того, редактируется он в данный момент другим пользователем или нет.нако достаточно часто документы открываются не для редактирования, а для просмотра. Если в момент открытия документа он оказался заблокированным, то можно посмотреть этот документ, используя пункт "Просмотр" в меню "Действия" или аналогичную кнопку в панели инструментов журнала документов. В режиме просмотра документ открывается независимо от того, редактируется он в данный момент другим пользователем или нет.




Обновление версий  документов "Закупка" в фоновом режиме


 Возможные варианты обновления версий:　

1. При загрузке тендеров:　
2. Кнопкой Загрузить тендеры　
3. Регламентным заданием　
4. Нажатием кнопки Загрузить по номеру из ЕИС или ЭТП
5. При запуске регламентного задания обновление версий загруженных тендеров　

До тех пор, пока выполняются одно из вышеназванных условий и тендер будет активным в нашей, т.е. срок подачи заявок не истек, обновление версии тендера на ЕИС и ЭТП будет обновлять данные на форме документа "Закупка".


Для того чтобы получать обновления тендеров в случае истечения срока подачи заявки текущего тендера, нужно поставить галочку “Отслеживать” в “Основной информации” в документе "Закупка" в любой момент до наступления этого события. Рекомендуется это сделать сразу, как только документ был принят в работу. Например, при смене метки “Принят в работу”.　


Если Фильтр-Проект был изменен таким образом, что документ "Закупка" не удовлетворяет параметрам загрузки по измененному Фильтр-проекту, то такой документ следует перераспределить в тот Фильтр-проекту, по которому он мог быть загружен.


Значения или сведения документа "Закупка", которые обновляются при обновлении:　　　

1. ДатаИзмененияВерсии - изменяется значение в шапке　
2. ВерсияТендера 　-　 изменяется значение в шапке
3. ДатаАукциона - изменяется значение в поле
4. ДатаРассмотренияЗаявок - изменяется значение
5. НаименованиеПлощадки - изменяется значение
6. ДатаОкончанияПодачиЗаявок - изменяется значение
7. ДатаПубликации - изменяется значение
8. РегионТендера - изменяется значение
9. ИсточникФинансирования - изменяется значение
10. НачальнаяЦена - изменяется значение
11. СсылкаНаСайт - изменяется значение.　
12. Табличная часть "Документация" - обновляется вся табличная часть, а если загружен новый файл документации то стоит галочка Загружен, документация пользователя отображается при нажатии кнопки Обновить
13. Табличная часть "Участники и протоколы" 　- обновляются значения всех строк табличной части.　　

Про дату и время документа

Каждый документ "Закупка" как объект учета имеет номер, дату и время создания.


Номер - номер документа равен номеру торговой процедуры на ЭТП. Существует также внутренний номер документа, который присваивается системой как идентификатор. Система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами.　


Дата документа - дата и время, когда был создан документ в системе. Однако, надо понимать, документы упорядочены на линии времени. Каждый документ при проведении имеет текущую　 дату, а точнее дату и время до секунды. В форме Рабочий стол отображается текущая дата документа. В отчетах используется и текущая дата, и дата создания документа, в зависимости от параметров отчета. Документы　 отличаются в моменте времени по уникальной ссылке, которая называется уникальным идентификатором или GUID. В документе "Закупка" используется режим оперативного проведения. Подробнее о дате и других свойствах документа прочитать здесь.　

Примечание

Кнопка "Записать", просто регистрирует "проект документа". Т.е. пользователь произвел какие-либо действия с документом (новым или существовавшим ранее), готов зафиксировать результаты работы (в виде "черновика"), но пока рано отражать содержание документа в учетных регистрах (например, когда данные зарегистрированы очень "приблизительно").
Кнопка "Провести" выполняет действия, описанные в первом пункте, но еще дополнительно проводит документ. Если документ записан по кнопке "Провести", в списке он отображается с "зеленой галочкой", это означает, что документ производит записи в учетных регистрах. Или простыми словами, после проведения документа его содержание будет отражено в отчетах. Кнопка "Провести и закрыть" проводит документ, и закрывает его экранную форму. Этой кнопкой пользоваться удобно, если Вы заполнили документ, уверены в качестве заполнения (что даже не стоит перепроверять), никаких действий больше с документом делать не нужно, и его содержание готово для отражения в учетных регистрах.



Панель функциональных возможностей включает:

1. Основное　 - основные сведения о закупке
2. Анализ Закупки - вызов внешнего отчета.　
3. Выдержки из документации
4. Задачи
5. Запрос цен поставщикам (только в версии КОРП)
6. Контракт
7. Мои заметки　
8. Проводник Закупка　
9. Связанные документы

Командная панель

1. Провести и закрыть
2. Провести
3. создать на основании:
4. Выдержка из файлов документации
5. Поручения (Бизнес процессы)
6. Напомнить или создать заметку
7. Обновить
8. Показать/скрыть основные сведения
9. Служебные:
10. Выгрузить тендер
11. Создать контрагента(ов)
12. Разрешить редактирование
13. Задача сотруднику:
14. На согласовании (блок задач)
15. На рассмотрении　

Печать:


при выборе печатных форм указывается табличная часть для заполнения



Печатные формы:

1. Бумажный конверт 
2. Запрос котировок, скачать пример печатной формы
3. Заявка на участие компактная, скачать пример печатной формы
4. Заявка на участие развернутая, скачать пример печатной формы
5. Комплект загруженных документов по организации. 
6. Коммерческое предложение, скачать пример печатной формы 
7. Договор+спецификация.
8. Расчет тендера из рабочего места специалиста по снабжению
9. Документ "Закупка" (все сведения), скачать пример печатной формы

Все печатные формы также продублированы во внешней обработке, прилагаемой к поставке, чтобы их можно было доработать по своему макету без изменения основной конфигурации.

Вкладки:

1. Основные сведения
2. Документация
3. Объекты закупки и товары
4. Дополнительные сведения
5. Расчет минимальной цены и согласование
6. Участники и протоколы
7. Расчет спецификации
8. События по документу

Уведомление версии тендера 　- push-уведомление или электронное письмо на почту указанным пользователям с текстом о событии, которое сообщает, что изменилось в торговой процедуре при изменении версии.

Доступны следующие типы уведомлений　

Уведомления на рабочий стол　
Получает все уведомления подразделения Руководитель, указанный в справочнике “Подразделения”
Получает  ответственный за документ “Закупка”, каждый по своей роли из Зоны ответственного.

Уведомления на электронную почту, если:
- метка равно Новый
- смена метки
- Обновлении версии документа "Закупка"
- Задача поставлена
- Задача выполнена
- Торги 48 часов
- Заявка 48 часов
- Опубликован протокол
- результаты согласования　




Анализ закупки

Вызывается командой на форме документа "Закупка" и на форме "Рабочего места специалиста по снабжению" и служит как комплексный анализ закупки в момент оценки и принятия решения по участию в тендере. Состоит из 5-и внешних отчетов :

отчет по идентичным тендерам заказчика по ключевым словам из закупки заказчика,
отчет по подобным тендерам в регионе заказчика по коду ОКПД 2 из закупки заказчика,
топ-50 поставщиков в регионе,
топ-50 заказчиков в регионе,
товары и цены из контрактов в регионе


В каждом поле отчета можно использовать сквозную аналитику: перейти на форму протокола и оттуда открыть другие формы, также в других отчетах можно открыть форму карточки заказчика и поставщика, виды деятельности, откуда можно открывать новые формы аналитики.
По гиперссылкам можно переходить на источники публикации документов на ЭТП, на основании которых были сформированы эти отчеты.
Все отчеты можно сохранить в форматах, доступных на платформе 1С.